Tässä artikkelissa käsittelemme
- Mitä uudessa hankintalaissa muuttui
- Miten uusi hankintalaki vaikuttaa oppimisympäristön hankintaan
- Miksi markkinakartoitus kannattaa tehdä ennen kilpailutusta
- Mitä oppimisympäristön vaatimusmäärittelyssä kannattaa huomioida
- Kuinka perehdytys, pakolliset koulutukset ja osaamisen kehittäminen kannattaa kuvata tarjouspyynnössä
- Miten oppimisympäristön hankintaan voi valmistautua käytännössä
Uusi hankintalaki tuli voimaan 18.6.2026. Uudistuksen tavoitteena on lisätä kilpailua julkisissa hankinnoissa, parantaa pienten ja keskisuurten yritysten osallistumismahdollisuuksia sekä kannustaa hankintayksiköitä hyödyntämään markkinoita nykyistä aktiivisemmin. Osa muutoksista tulee sovellettavaksi porrastetusti.
Muutos koskettaa myös oppimisympäristöjen ja koulutusten hallinnan järjestelmien hankintaa. Kunnissa, hyvinvointialueilla, valtion organisaatioissa ja muissa julkisissa organisaatioissa perehdytys, pakolliset koulutukset, osaamisen kehittäminen ja koulutusten seuranta ovat usein laajoja kokonaisuuksia, joiden hallintaan tarvitaan toimiva digitaalinen oppimisympäristö.
Oppimisympäristön hankinnassa uudistus korostaa erityisesti huolellista valmistelua, markkinakartoitusta, realistista vaatimusmäärittelyä sekä sitä, että hankittava kokonaisuus rajataan organisaation todellisten tarpeiden mukaisesti.
Huomio: Artikkeli perustuu Suomen hankintalain tilanteeseen ja viranomaislähteisiin artikkelin julkaisuhetkellä. EU:ssa on parhaillaan valmisteilla julkisia hankintoja koskevan sääntelyn uudistus, joka voi myöhemmin vaikuttaa myös Suomen kansalliseen hankintalainsäädäntöön. Seuraamme sääntelyn kehittymistä ja päivitämme artikkelia tarvittaessa.Mikä uudessa hankintalaissa muuttui?
Hankintalakiuudistuksessa on kolme julkisten ohjelmistohankintojen kannalta keskeistä muutosta
Ensinnäkin avoimella menettelyllä toteutettu EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus on lähtökohtaisesti keskeytettävä ja uusittava, jos kilpailutukseen saadaan vain yksi tarjous. Kilpailutusta ei kuitenkaan tarvitse uusia, jos hankintayksikkö on tehnyt ennen kilpailutusta markkinakartoituksen tai jakanut hankinnan osiin. Kilpailutus tarvitsee uusia vain kerran.
Toiseksi suuret hankinnat on pääsääntöisesti jaettava osiin. Velvoitetta sovelletaan 1.10.2026 alkaen. Tavoitteena on madaltaa erityisesti pienempien ja erikoistuneiden toimittajien kynnystä osallistua tarjouskilpailuihin.
Kolmanneksi sidosyksiköiden eli in-house-yhtiöiden käyttöä rajataan. Jatkossa hankintayksikön on pääsääntöisesti omistettava vähintään 10 prosenttia osakeyhtiömuotoisesta sidosyksiköstä voidakseen hankkia siltä palveluita ilman kilpailutusta. Olemassa oleviin sidosyksikkösopimuksiin sovelletaan kuitenkin siirtymäaikoja.
Markkinakartoituksen merkitys korostuu oppimisympäristön hankinnassa
Markkinakartoitus ei ole uudenkaan lain mukaan pakollinen, mutta sen merkitys kasvaa huomattavasti. Oppimisympäristön hankinnassa sen avulla voidaan selvittää, millaisia ratkaisuja markkinoilla on tarjolla ja miten ne vastaavat organisaation koulutus-, perehdytys- ja osaamisen kehittämisen tarpeisiin.
Oppimisympäristöjä käytetään nykyään hyvin erilaisiin tarkoituksiin. Järjestelmä voi toimia henkilöstön perehdytyksen alustana, pakollisten koulutusten hallintatyökaluna, osaamisen kehittämisen ympäristönä, asiakaskoulutusten alustana tai koulutusorganisaation digitaalisena oppimisympäristönä. Siksi tarjouspyyntöä ei kannata rakentaa pelkästään yleisen “LMS-järjestelmän” ominaisuuslistan varaan.
Markkinakartoituksessa voidaan arvioida esimerkiksi, miten eri toimittajien ratkaisut tukevat kurssien rakentamista, kohdentamista, suoritusten seurantaa, raportointia, käyttäjähallintaa, saavutettavuutta, tietoturvaa ja integraatioita muihin järjestelmiin.
Hyvin tehty markkinakartoitus auttaa myös tunnistamaan, millaiset vaatimukset ovat hankinnan tavoitteiden kannalta olennaisia ja mitkä vaatimukset voivat rajata kilpailua tarpeettomasti. Uudessa hankintalaissa markkinakartoituksella on lisäksi konkreettinen menettelyllinen merkitys: se voi poistaa velvollisuuden uusia kilpailutus, vaikka tarjouksia saataisiin vain yksi.
Harkitsetko uuden oppimisympäristön hankintaa?
Priima on digitaalinen oppimisympäristö, jonka avulla organisaatio voi hallita perehdytyksiä, henkilöstökoulutuksia, osaamisen kehittämistä ja pakollisia koulutuksia yhdessä paikassa.
Oppimisympäristöä ei kannata määritellä pelkkänä kurssialustana
Oppimisympäristön hankinnassa tarjouspyynnön laatu vaikuttaa ratkaisevasti siihen, kuinka hyvin valittu ratkaisu tukee organisaation arkea. Jos vaatimukset keskittyvät vain yksittäisiin ominaisuuksiin, kuten kurssien luomiseen tai tiedostojen jakamiseen, hankinnassa voi jäädä huomioimatta koko koulutusten hallinnan prosessi.
Pelkkien toimintoluetteloiden sijaan hankinnan valmistelussa kannattaa kuvata, millaisia oppimisprosesseja järjestelmän pitää tukea. Olennaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi:
- Millaisia käyttäjäryhmiä oppimisympäristöön tulee?
- Toteutetaanko järjestelmässä perehdytystä, henkilöstökoulutuksia, pakollisia koulutuksia, asiakaskoulutuksia vai näitä kaikkia?
- Miten koulutuksia kohdennetaan eri rooleille, yksiköille tai henkilöstöryhmille?
- Kuinka suorituksia seurataan ja raportoidaan?
- Millaisia muistutuksia, automaatioita ja hyväksyntäprosesseja tarvitaan?
- Miten oppimisympäristö liittyy HR-järjestelmään, käyttäjähallintaan tai muihin taustajärjestelmiin?
- Millaisia saavutettavuus-, tietoturva- ja tietosuojavaatimuksia järjestelmän pitää täyttää?
Kun tavoitteet ja käyttötapaukset kuvataan selkeästi, tarjoajat pystyvät esittämään niihin tarkoituksenmukaiset ratkaisut. Samalla hankintayksikön on helpompi vertailla järjestelmiä muun kuin pelkän hinnan perusteella.
Perehdytys ja pakolliset koulutukset kannattaa huomioida jo hankinnan valmistelussa
Monessa organisaatiossa oppimisympäristön tärkeimpiä käyttökohteita ovat perehdytys ja pakolliset koulutukset. Ne vaikuttavat suoraan työntekijäkokemukseen, arjen sujuvuuteen, osaamisen tasalaatuisuuteen ja organisaation kykyyn osoittaa, että tarvittavat koulutukset on suoritettu.
Julkisissa organisaatioissa perehdytyksen ja koulutusten hallinta voi koskea suuria käyttäjämääriä, hajautettuja toimipisteitä, erilaisia työnkuvia ja muuttuvia koulutustarpeita. Siksi järjestelmän pitää tukea sekä koulutusten rakentamista että niiden hallittua kohdentamista ja seurantaa.
Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata konkreettisesti, miten uusi työntekijä ohjataan perehdytyspolulle, miten pakolliset koulutukset määräytyvät eri rooleille ja miten esihenkilöt tai koulutusten vastuuhenkilöt seuraavat suoritusten etenemistä.
Hyvä oppimisympäristö ei ole vain paikka, johon koulutusmateriaalit tallennetaan. Se auttaa organisaatiota varmistamaan, että oikeat henkilöt saavat oikeat koulutukset oikeaan aikaan ja että suorituksista jää todennettava tieto.
Miten perehdytys kannattaa toteuttaa digitaalisesti?
Toimiva oppimisympäristö keskittää perehdytysmateriaalit, koulutukset ja suoritusten seurannan yhteen paikkaan.
Lue lisää onnistuneen perehdyttämisen vaikutuksesta työntekijäkokemukseen.
Kannattaako oppimisympäristö hankkia osana laajempaa HR-kokonaisuutta?
Uuden hankintalain vaatimus hankintojen jakamisesta osiin herättää kysymyksen siitä, kannattaako oppimisympäristö kilpailuttaa itsenäisenä järjestelmänä vai osana laajempaa henkilöstöhallinnon kokonaisuutta.
Yhtä kaikille sopivaa mallia ei ole. Ratkaisun pitäisi perustua siihen, miten organisaation prosessit rakentuvat ja miten tieto liikkuu järjestelmien välillä. Oppimisympäristöllä on usein yhteys henkilöstötietoihin, käyttäjähallintaan ja esihenkilötyöhön, mutta tämä ei välttämättä tarkoita, että kaikkien järjestelmien pitäisi tulla samalta toimittajalta.
Toimivilla integraatioilla esimerkiksi työntekijän perustiedot, rooli, yksikkö tai työsuhteen tila voidaan hyödyntää koulutusten kohdentamisessa. Samalla oppimisympäristöstä voidaan saada tietoa suorituksista, osaamisen tilanteesta ja koulutusten vaikuttavuudesta organisaation käyttöön.
Hankintaa ei kuitenkaan kannata pilkkoa niin pieniin osiin, että kokonaisuuden hallinta, vastuunjako tai tiedonkulku vaikeutuu. Hankinnan jakamista arvioitaessa onkin tärkeää tarkastella sekä kilpailun lisäämistä että toiminnallisesti ehjän kokonaisuuden muodostumista.
Sidosyksikkömuutokset voivat käynnistää uusia ohjelmistokilpailutuksia
Sidosyksiköiden vähintään 10 prosentin omistusvaatimus voi johtaa siihen, että osa kunnista, hyvinvointialueista ja muista julkisista organisaatioista joutuu arvioimaan nykyisiä palvelu- ja ohjelmistohankintojaan uudelleen.
Jos oppimisympäristö, koulutusten hallinta tai siihen liittyvät tukipalvelut on tällä hetkellä hankittu sidosyksiköltä, organisaation kannattaa selvittää hyvissä ajoin, täyttyvätkö uuden lain mukaiset omistusvaatimukset, kuinka kauan nykyistä sopimusta voidaan käyttää ja tarvitaanko uusi kilpailutus.
Oppimisympäristön vaihtaminen ei ole vain tekninen projekti. Käyttöönotossa pitää huomioida esimerkiksi käyttäjäryhmät, koulutussisällöt, vanhojen suoritustietojen siirto, integraatiot, ylläpitäjien koulutus, tietoturva sekä viestintä käyttäjille. Siksi hankinnan valmistelu kannattaa käynnistää riittävän aikaisin.
Kokonaiskustannuksissa kannattaa huomioida muutakin kuin lisenssihinta
Oppimisympäristön kustannukset muodostuvat yleensä useasta tekijästä. Lisenssi- tai käyttäjäkohtaisen hinnan lisäksi kustannuksiin voivat vaikuttaa käyttöönotto, koulutussisältöjen siirto, integraatiot, käyttäjähallinnan määrittely, ylläpitäjien koulutus, tukipalvelut ja sopimuskauden aikana tehtävät muutokset.
Tarjouspyynnössä kannattaa määritellä selkeästi, mitkä palvelut sisältyvät tarjottuun hintaan ja miten mahdolliset lisätyöt hinnoitellaan. Samalla on hyvä selvittää, millaista tukea toimittaja tarjoaa käyttöönoton jälkeen ja miten järjestelmä kehittyy sopimuskauden aikana.
Myös palvelusta irtautuminen kannattaa huomioida. Hankintayksikön on hyvä varmistaa jo tarjousvaiheessa, miten koulutussisällöt, käyttäjätiedot ja suoritustiedot voidaan viedä järjestelmästä, jos palveluntarjoaja myöhemmin vaihtuu.
Laatuvaatimukset kannattaa sitoa todellisiin oppimistilanteisiin
Oppimisympäristön laatua ei kannata arvioida vain teknisten ominaisuuksien perusteella. Tärkeää on tarkastella, miten järjestelmä tukee todellisia oppimistilanteita ja koulutusten hallintaa organisaation arjessa.
Hankintayksikkö voi kuvata tarjouspyynnössä esimerkiksi uuden työntekijän perehdytyspolun, pakollisen tietoturvakoulutuksen kohdentamisen, esihenkilön raportointitarpeen tai asiakkaiden kouluttamisen kokonaisuuden. Näiden käyttötapausten avulla tarjoajat voivat näyttää, miten ratkaisu toimii käytännössä.
Laatuvertailussa kannattaa huomioida esimerkiksi käytettävyys, mobiilikäyttö, saavutettavuus, raportointi, automaatiot, käyttäjähallinta, tietoturva, asiakastuki ja järjestelmän muokattavuus. Oppimisympäristön pitää palvella sekä oppijoita, esihenkilöitä, kouluttajia että järjestelmän ylläpitäjiä.
Miten Priimaa hyödynnetään käytännössä?
A-Insinöörit keskitti Priiman avulla keskeiset koulutukset ja perehdytykset yhteen ympäristöön. Ratkaisu tukee esimerkiksi tietoturvakoulutuksia, vastuullisuusvalmennusta ja alihankkijoiden perehdyttämistä.
Julkishallinnon oppimisympäristöltä vaaditaan hallittavuutta ja todennettavuutta
Julkishallinnossa oppimisympäristön hankinnassa korostuvat usein koulutusten yhdenmukaisuus, saavutettavuus, tietoturva ja suoritusten todennettavuus. Kun koulutukset koskevat suurta määrää työntekijöitä, sijaisia, esihenkilöitä tai ulkopuolisia käyttäjiä, manuaalinen seuranta muuttuu nopeasti raskaaksi.
Digitaalinen oppimisympäristö auttaa varmistamaan, että koulutukset voidaan kohdentaa hallitusti, suorituksia voidaan seurata ajantasaisesti ja raportointi tukee sekä esihenkilötyötä että organisaation johtamista.
Tämä on tärkeää erityisesti tilanteissa, joissa organisaation pitää pystyä osoittamaan, ketkä ovat suorittaneet pakolliset koulutukset, milloin koulutus on suoritettu ja milloin osaaminen pitää päivittää.
Oppimisympäristö julkishallinnon tarpeisiin
Digitaalinen oppimisympäristö tarjoaa rakenteen, jonka avulla henkilöstöä voidaan kouluttaa tehokkaasti, tasapuolisesti ja tietoturvallisesti.
Lue, miksi digitaaliset oppimisympäristöt ovat tärkeitä myös julkishallinnolle.
Näin valmistaudut oppimisympäristön kilpailutukseen
Onnistunut oppimisympäristön hankinta alkaa nykytilan ja tavoitteiden tunnistamisesta. Ennen kilpailutusta kannattaa selvittää, miten perehdytykset, henkilöstökoulutukset, pakolliset koulutukset ja osaamisen kehittäminen tällä hetkellä toteutetaan sekä missä nykyiset prosessit kuormittavat organisaatiota.
Ennen tarjouspyynnön julkaisemista kannattaa:
- Kartoittaa nykyiset koulutus- ja perehdytysprosessit
- Tunnistaa eri käyttäjäryhmät ja heidän tarpeensa
- Määritellä tärkeimmät käyttötapaukset
- Selvittää tarvittavat integraatiot ja käyttäjähallinnan vaatimukset
- Toteuttaa markkinakartoitus
- Arvioida, kannattaako oppimisympäristö hankkia omana kokonaisuutenaan vai osana laajempaa järjestelmähankintaa
- Määritellä laadun, hinnan, käyttöönoton ja jatkuvan palvelun vertailuperusteet
- Varata riittävästi aikaa sisällön siirtoon, järjestelmän määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon
Hyvin valmisteltu hankinta lisää kilpailua ja auttaa löytämään ratkaisun, joka tukee organisaation oppimisen ja osaamisen kehittämisen tavoitteita myös toimintatapojen muuttuessa.
Priima tukee perehdytystä, kouluttamista ja osaamisen kehittämistä
Priima on digitaalinen oppimisympäristö, jonka avulla organisaatio voi hallita perehdytyksiä, henkilöstökoulutuksia, pakollisia koulutuksia, osaamisen kehittämistä ja asiakaskoulutuksia yhdessä paikassa.
Priiman avulla koulutuksia voidaan rakentaa, kohdentaa ja seurata hallitusti. Ratkaisu soveltuu erilaisille organisaatioille, jotka haluavat keskittää oppimisen kokonaisuudet yhteen ympäristöön ja varmistaa, että koulutusten suorittaminen on oppijoille sujuvaa ja ylläpitäjille hallittavaa.
Julkisen organisaation hankintaa suunniteltaessa Saarni Learningin asiantuntijat voivat esitellä Priiman toimintaa ja vastata markkinakartoitukseen osana tasapuolista ja avointa hankinnan valmistelua.
Yhteenveto siitä, mitä oppimisympäristön hankinnassa kannattaa huomioida:
- Uusi hankintalaki korostaa huolellisen hankinnan valmistelun, markkinakartoituksen ja tarkoituksenmukaisen hankinnan jakamisen merkitystä.
- Oppimisympäristön hankinnassa organisaation kannattaa tunnistaa nykyiset perehdytys-, koulutus- ja osaamisen kehittämisen prosessit jo ennen tarjouspyynnön julkaisemista.
- Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata todelliset käyttötapaukset, kuten uuden työntekijän perehdytyspolku, pakollisten koulutusten kohdentaminen ja suoritusten raportointi.
- Hyvin valmisteltu kilpailutus auttaa varmistamaan, että tarjouspyyntö ei rajaa markkinaa tarpeettomasti.
- Kun vaatimukset perustuvat organisaation todellisiin oppimisprosesseihin eikä pelkkään ominaisuuslistaan, oppimisympäristöjen vertailu on helpompaa ja hankinnan lopputulos tukee paremmin sekä oppijoita, esihenkilöitä että koulutusten ylläpitäjiä.
Usein kysytyt kysymykset oppimisympäristön hankinnasta
Markkinakartoituksen avulla hankintayksikkö saa paremman kuvan siitä, millaisia oppimisympäristöjä markkinoilla on ja miten ne vastaavat organisaation tarpeisiin. Se auttaa myös laatimaan realistisemman tarjouspyynnön ja voi ehkäistä tilannetta, jossa vaatimukset sopivat vain yhdelle toimittajalle tai rajaisivat potentiaalisia tarjoajia tarpeettomasti pois.
Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata organisaation keskeiset oppimisprosessit, käyttäjäryhmät, koulutusten kohdentamisen tarpeet, suoritusten seuranta, raportointi, käyttäjähallinta, saavutettavuus, tietoturva ja integraatiot muihin järjestelmiin. Pelkkä ominaisuuslista ei yleensä riitä kuvaamaan sitä, miten järjestelmän pitää tukea organisaation arkea.
Oppimisympäristö voidaan hankkia joko itsenäisenä järjestelmänä tai osana laajempaa HR- tai henkilöstöhallinnon kokonaisuutta. Olennaista on varmistaa, että tieto liikkuu järjestelmien välillä luotettavasti ja että oppimisympäristö tukee organisaation perehdytys-, koulutus- ja osaamisen kehittämisen prosesseja.
Pakolliset koulutukset kannattaa huomioida jo hankinnan valmistelussa. Tarjouspyynnössä on hyvä kuvata, miten koulutuksia kohdennetaan eri käyttäjäryhmille, miten suorituksia seurataan, miten muistutukset toimivat ja millaista raportointia organisaatio tarvitsee. Näin voidaan varmistaa, että järjestelmä tukee koulutusten hallintaa myös käytännössä.
Valmistelu kannattaa aloittaa nykytilan kartoituksella. Organisaation on hyvä tunnistaa nykyiset koulutusprosessit, perehdytyksen haasteet, käyttäjäryhmät, koulutussisällöt, raportointitarpeet ja mahdolliset integraatiot. Kun nykytila ja tavoitteet ovat selvillä, markkinakartoitus ja tarjouspyynnön laatiminen on helpompaa.
Lähteet:
